Privacyverklaring

Je privacy is belangrijk. In deze verklaring leggen we in gewone taal uit welke persoonsgegevens we verwerken wanneer je deze website bezoekt, contact met ons opneemt of de vraagbalk gebruikt, waarom we dat doen en welke rechten je hebt. We volgen daarbij de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Belgische wetgeving.

Kort samengevat

• We vragen alleen de gegevens die we nodig hebben om je te antwoorden of een gesprek voor te bereiden.
• We verkopen je gegevens niet en gebruiken ze niet voor reclame van derden.
• Deze website gebruikt geen cookies om je te volgen en we gebruiken op dit moment geen statistiekendienst.
• Vragen aan de AI-assistent bewaren we zonder je naam en zonder je IP-adres, en vul je beter geen persoonsgegevens in.
• Je kunt je gegevens altijd laten inkijken, verbeteren of verwijderen.

Wie is verantwoordelijk

De verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die via deze website worden verzameld, is:

• Nicolas Mertens, handelend onder de naam NCLS Digital
• Kiezelweg 78-101, 2400 Mol, België
• Ondernemingsnummer 1013.145.402
• E-mail voor privacyvragen: nclsdigital@gmail.com
• Telefoon: 0456 81 82 93

Werken we voor een klant en verwerken we daarbij persoonsgegevens in een website of software die we voor die klant bouwen of onderhouden, dan is die klant de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij de verwerker. Daarvoor sluiten we een afzonderlijke verwerkersovereenkomst. Deze verklaring gaat over de gegevens die we als verantwoordelijke verwerken.

Wat we verwerken en waarom

Als je contact opneemt via het formulier of per e-mail

• Gegevens: je naam, bedrijf, e-mailadres, je bericht en, als je dat invult, je telefoonnummer en budget. We bewaren ook de pagina waarop je het formulier invulde en het tijdstip.
• Waarvoor: om je vraag te beantwoorden, een gesprek in te plannen en, als je dat wilt, een voorstel te maken.
• Rechtsgrond: maatregelen die we op jouw verzoek nemen voor we een overeenkomst sluiten, en ons gerechtvaardigd belang om zakelijke vragen te beantwoorden.
• Bewaartermijn: tot 24 maanden na ons laatste contact, tenzij we samen een overeenkomst sluiten. Dan gelden de termijnen hieronder bij klanten.

Als je de vraagbalk (AI-assistent) gebruikt

• Gegevens: je vraag en het antwoord, de pagina waarop je de vraag stelde, het tijdstip en een gehashte (onomkeerbaar versleutelde) versie van je IP-adres. Je IP-adres zelf bewaren we niet.
• Waarvoor: om je een antwoord te geven, om te zien welke vragen de assistent niet kon beantwoorden zodat we de website kunnen verbeteren, en om misbruik te voorkomen.
• Rechtsgrond: het gevraagde antwoord geven en ons gerechtvaardigd belang om de dienstverlening te verbeteren en te beveiligen.
• Bewaartermijn: 12 maanden.

Lees hieronder meer bij AI-assistent.

Als je een gesprek inplant

• Gegevens: wat je invult in de agenda, zoals je naam, e-mailadres en eventuele opmerking.
• Waarvoor: om het gesprek in te plannen en je een bevestiging en herinnering te sturen.
• Rechtsgrond: maatregelen op jouw verzoek voor we een overeenkomst sluiten.
• Bewaartermijn: zoals bij contact via het formulier.

Als je een offerte of gesprek aanvraagt via de vraagbalk

Deze functie staat niet altijd aan. Als ze aan staat, tonen we een formulier waarin je zelf controleert wat er wordt doorgegeven. We versturen pas iets nadat je op de knop klikt. Wat je bevestigt, kan het gesprek met de assistent bevatten, zodat we begrijpen wat je vroeg. Voor bewaartermijn en rechtsgrond geldt hetzelfde als bij het contactformulier.

Statistieken over het gebruik van de website

• Gegevens: welke pagina's worden bekeken, via welke verwijzer je kwam, het type apparaat en browser, en het land. We maken geen persoonlijke profielen en volgen je niet over andere websites.
• Waarvoor: om te begrijpen welke pagina's nuttig zijn en waar bezoekers afhaken.
• Hoe: op dit moment gebruiken we geen statistiekendienst en meten we dus niets. Gaan we dat later wel doen, dan kiezen we een dienst die zonder cookies werkt, vermelden we ze hier en passen we deze verklaring aan.
• Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om onze website te verbeteren.

Beveiliging en misbruik

• Gegevens: je IP-adres wordt kortstondig gebruikt om het aantal vragen en formulieren per bezoeker te beperken en spam te weren. Daarvoor bewaren we alleen een gehashte versie. Onze server houdt daarnaast technische logs bij, zoals IP-adres, tijdstip en opgevraagde pagina.
• Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om de website te beveiligen en beschikbaar te houden.
• Bewaartermijn: zo kort als technisch nodig. Serverlogs gebruiken we alleen voor beveiliging en foutopsporing, niet om je te volgen of te profileren.

Klanten en facturatie

• Gegevens: contactgegevens van je bedrijf en contactpersoon, gegevens over de opdracht, offertes, overeenkomsten en facturen, en betalingsgegevens.
• Waarvoor: om de overeenkomst uit te voeren, te factureren en onze boekhouding en wettelijke verplichtingen na te komen.
• Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichtingen.
• Bewaartermijn: de duur van de overeenkomst, en voor boekhoudkundige stukken zeven jaar volgens de Belgische boekhoudwetgeving.

AI-assistent

Op deze website kun je vragen stellen aan een AI-assistent. Dit is wat je moet weten:

• Hoe hij werkt. De assistent beantwoordt je vraag op basis van de teksten van deze website. Hij verwijst naar de pagina's waar het antwoord vandaan komt. Weet hij het niet, dan zegt hij dat en biedt hij een gesprek aan.
• Antwoorden kunnen fouten bevatten. Controleer belangrijke zaken in een gesprek met ons. De assistent doet geen beloftes en maakt geen offerte.
• Een mens als vangnet. Je kunt op elk moment kiezen voor een gesprek met een mens, via de knop in het antwoord of via de contactpagina.
• Geen geautomatiseerde beslissingen. De assistent neemt geen beslissingen die rechtsgevolgen voor je hebben of je op een vergelijkbare manier ernstig treffen.
• Wat er met je vraag gebeurt. Je vraag wordt, samen met de teksten van de website die nodig zijn om te antwoorden, verstuurd naar onze AI-leverancier, Anthropic, die er een antwoord van maakt. Volgens de voorwaarden van Anthropic worden gegevens die via de API worden verstuurd niet gebruikt om modellen te trainen; ze worden slechts beperkte tijd bewaard.
• Wat wij bewaren. We bewaren je vraag, het antwoord, de pagina, het tijdstip en een gehashte versie van je IP-adres, zonder je naam. We proberen e-mailadressen en telefoonnummers uit die tekst te halen voor we ze bewaren, maar dat lukt niet altijd.
• Wat jij kunt doen. Vul in de vraagbalk geen persoonsgegevens, gezondheidsgegevens of vertrouwelijke bedrijfsgegevens in. Heb je dat toch gedaan, mail ons dan, dan verwijderen we het.
• Limieten. Om misbruik en kosten te beperken, kan het aantal vragen per uur en per dag beperkt zijn. Dan toont de vraagbalk een melding of antwoordt hij met een beperkte zoekfunctie in de veelgestelde vragen.

Met wie we gegevens delen

We verkopen je gegevens niet. We werken wel met dienstverleners (verwerkers) die in onze opdracht gegevens verwerken, en waarmee we afspraken hebben gemaakt over vertrouwelijkheid en beveiliging. Welke diensten we effectief gebruiken, hangt af van hoe deze website is ingesteld. Dit zijn de diensten die we gebruiken of waarop de website is voorbereid:

• Hosting van de website: Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, Duitsland. De server staat in een datacenter in Neurenberg.
• AI-assistent: Anthropic, PBC.
• E-mail (meldingen en bevestigingen): Google Ireland Limited (Gmail), voor het versturen van de berichten die het contactformulier genereert.
• Spamcontrole bij formulieren: Cloudflare Turnstile, indien ingeschakeld.
• Beperking van het aantal vragen: Upstash, indien ingeschakeld.
• Opslag van het vragenlog: Supabase, indien ingeschakeld.
• Boekhouding: onze boekhouder of ons boekhoudpakket, voor facturen en betalingen van klanten.

Verder geven we gegevens alleen door als de wet dat vraagt, bijvoorbeeld aan een overheidsinstantie, of als je er zelf om vraagt.

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige van deze dienstverleners zijn gevestigd in of werken vanuit de Verenigde Staten. Worden je gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, dan zorgen we dat er een passende waarborg is, zoals het EU-U.S. Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. De hosting van deze website gebeurt in Duitsland, binnen de Europese Unie.

Hoe we je gegevens beveiligen

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen: de website gebruikt een versleutelde verbinding (HTTPS), toegang tot gegevens is beperkt tot wie ze nodig heeft, IP-adressen bewaren we alleen gehasht en we werken met dienstverleners die zelf aan beveiligingsnormen voldoen. Er is geen volledig risicoloze manier om gegevens te verwerken. Merken we een inbreuk op persoonsgegevens, dan melden we die zoals de wet voorschrijft.

Je rechten

Je hebt de volgende rechten:

• Inzage: je kunt vragen welke gegevens we over je hebben.
• Verbetering: je kunt onjuiste gegevens laten aanpassen.
• Verwijdering: je kunt vragen je gegevens te wissen, tenzij we ze wettelijk moeten bewaren.
• Beperking: je kunt vragen de verwerking tijdelijk te beperken.
• Bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang.
• Overdraagbaarheid: je kunt je gegevens in een gangbaar formaat opvragen.
• Toestemming intrekken: als we iets op basis van je toestemming doen, kun je die op elk moment intrekken.

Stuur je vraag naar nclsdigital@gmail.com of per post naar Kiezelweg 78-101, 2400 Mol. We kunnen eerst vragen om je identiteit te bevestigen. We antwoorden binnen één maand.

Een klacht indienen

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op. Je kunt ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Cookies

Hoe we met cookies omgaan, lees je in ons cookiebeleid.

Kinderen

Deze website is bedoeld voor ondernemers en bedrijven. We verzamelen niet bewust gegevens van kinderen.

Wijzigingen

We kunnen deze verklaring aanpassen, bijvoorbeeld als we een nieuwe dienst gebruiken. De datum bovenaan geeft aan wanneer ze voor het laatst is bijgewerkt.

Contact

Voor vragen over deze verklaring of over je gegevens kun je terecht bij NCLS Digital, Kiezelweg 78-101, 2400 Mol, België, ondernemingsnummer 1013.145.402. E-mail: nclsdigital@gmail.com.