Algemene voorwaarden

Laatst bijgewerkt: 15 oktober 2026

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten en diensten van NCLS Digital voor klanten die handelen in het kader van hun beroepsactiviteit. Ze zijn bewust in gewone taal geschreven, maar juridisch bindend zodra ze van toepassing zijn.

Artikel 1. Wie we zijn

Dienstverlener: Nicolas Mertens, handelend onder de naam NCLS Digital
Adres: Kiezelweg 78-101, 2400 Mol, België
Ondernemingsnummer: 1013.145.402
Btw: NCLS Digital is niet btw-plichtig (kleine onderneming) en rekent geen btw aan.
E-mail: nclsdigital@gmail.com
Telefoon: 0456 81 82 93

In deze voorwaarden betekent "NCLS Digital", "wij" of "ons" de dienstverlener hierboven. De "klant" is de onderneming of persoon die handelend in het kader van een beroepsactiviteit een offerte aanvraagt, aanvaardt of een dienst afneemt. Met "diensten" bedoelen we alles wat we voor de klant doen of leveren: websites en webapplicaties, software en ERP op maat, SaaS-tools, digital marketing, en onderhoud, hosting en support, inclusief advies, analyse en opleiding.

Artikel 2. Toepassing

Deze voorwaarden gelden voor alle offertes, overeenkomsten en leveringen van NCLS Digital, tenzij partijen schriftelijk anders overeenkomen.
De algemene of bijzondere voorwaarden van de klant zijn niet van toepassing, ook niet als de klant daarnaar verwijst, tenzij we ze uitdrukkelijk en schriftelijk aanvaarden.
Onze diensten zijn bedoeld voor ondernemingen en beroepsbeoefenaars. We leveren niet aan consumenten.
Is een bepaling uit deze voorwaarden ongeldig of niet afdwingbaar, dan blijven de andere bepalingen gelden. Partijen vervangen de ongeldige bepaling dan door een geldige die zo dicht mogelijk bij het doel ervan blijft.

Artikel 3. Offertes en totstandkoming van de overeenkomst

Een offerte is vrijblijvend en geldig gedurende 30 dagen, tenzij in de offerte een andere termijn staat.
De overeenkomst komt tot stand wanneer de klant de offerte schriftelijk of per e-mail aanvaardt, of wanneer wij met instemming van de klant met de uitvoering beginnen.
Een prijsindicatie die we mondeling, op de website of via de AI-assistent geven, is geen offerte en verbindt ons niet.
Verschrijvingen of kennelijke fouten in een offerte of op onze website verbinden ons niet.

Artikel 4. Uitvoering van de diensten

We voeren onze diensten uit met de zorg van een goed en deskundig dienstverlener. Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, hebben we een inspanningsverbintenis en geen resultaatsverbintenis.
We werken in korte rondes, met om de één à twee weken een demo, zodat de klant kan bijsturen. De werkwijze en de stappen staan ook op onze pagina over de aanpak.
We bepalen zelf hoe we de dienst uitvoeren, en mogen daarvoor derden inschakelen. We blijven verantwoordelijk voor de uitvoering.
De klant werkt mee. Dat betekent onder meer dat de klant tijdig de nodige informatie, teksten, beelden, toegangen en beslissingen aanlevert, en binnen een redelijke termijn feedback geeft. Vertraging door de klant verschuift onze termijnen in dezelfde mate en kan extra kosten meebrengen.
De klant is verantwoordelijk voor de juistheid, volledigheid en wettelijkheid van wat hij aanlevert, en garandeert dat hij de rechten heeft om het te gebruiken.

Artikel 5. Wijzigingen en meerwerk

Vraagt de klant tijdens de uitvoering wijzigingen of aanvullingen die niet in de offerte staan, dan is dat meerwerk.
We bespreken meerwerk waar mogelijk vooraf met de klant en geven een prijsindicatie. Meerwerk wordt gefactureerd aan de overeengekomen tarieven of, bij gebrek daaraan, aan onze gangbare tarieven.
We mogen een wijziging weigeren als die de opdracht onredelijk zwaarder of risicovoller maakt.

Artikel 6. Termijnen

Termijnen in een offerte of planning zijn indicatief, tenzij ze uitdrukkelijk als bindend zijn aangeduid. Een termijnoverschrijding geeft de klant niet automatisch recht op schadevergoeding of ontbinding.
Heeft de klant een termijn die voor hem belangrijk is, dan meldt hij dat vooraf. Bij een termijnoverschrijding geeft hij ons schriftelijk een redelijke termijn om alsnog na te komen.

Artikel 7. Oplevering en aanvaarding

We leveren op via een demo, een testomgeving of door de oplossing in gebruik te stellen. De klant controleert de oplevering binnen 10 werkdagen.
Meldt de klant binnen die termijn geen schriftelijke en gemotiveerde opmerkingen, dan is de oplevering aanvaard. Ingebruikname in productie geldt ook als aanvaarding.
Meldt de klant gebreken die de afgesproken werking wezenlijk beperken, dan herstellen we die binnen een redelijke termijn. Kleine gebreken of wensen die niet in de omschrijving stonden, beletten de aanvaarding niet.
Na aanvaarding herstellen we gebreken die de afgesproken werking wezenlijk beperken kosteloos, als de klant ze binnen 30 dagen na oplevering schriftelijk meldt. Daarna valt herstel onder onderhoud of meerwerk.

Artikel 8. Prijzen en betaling

Alle prijzen zijn in euro. NCLS Digital is niet btw-plichtig (kleine onderneming), dus er wordt geen btw aangerekend. Andere heffingen zijn niet inbegrepen, tenzij anders vermeld.
Onze prijzen bestaan doorgaans uit een eenmalige opstart (analyse, bouw, configuratie, koppelingen en onboarding) en een maandelijks abonnement (hosting, support, onderhoud, updates, back-ups, AI-gebruik en kleine verbeteringen). Wat precies inbegrepen is, staat in de offerte.
De opstart factureren we volgens het schema in de offerte. Het abonnement factureren we vooraf per maand, tenzij de offerte een andere periode vermeldt.
Facturen zijn betaalbaar binnen 30 dagen na factuurdatum, op de rekening die op de factuur staat.
De klant meldt bezwaren tegen een factuur schriftelijk en gemotiveerd binnen 8 dagen na ontvangst. Daarna is de factuur aanvaard.
Bij niet-betaling op de vervaldag is zonder ingebrekestelling een verwijlinterest verschuldigd tegen de rentevoet van de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties, en een forfaitaire schadevergoeding van 10% van het openstaande bedrag, met een minimum van 50 euro. Dat laat ons recht op vergoeding van hogere bewezen schade onverlet.
Bij niet-betaling mogen we onze diensten opschorten, inclusief toegang tot SaaS-tools en onze hosting, tot de klant betaalt. Daarvoor kennen we een redelijke termijn toe en geven we een schriftelijke verwittiging.
Abonnementsprijzen mogen we eenmaal per jaar aanpassen, onder meer aan kostenstijgingen van onze leveranciers, mits we dat minstens 30 dagen op voorhand schriftelijk meedelen. De klant mag dan het abonnement opzeggen voor de datum van de wijziging.
Gebruik boven wat in het abonnement is inbegrepen, bijvoorbeeld een veel groter gebruik van de AI-functies, kunnen we apart factureren na voorafgaande melding.

Artikel 9. Onderhoud, hosting en support

Onderhoud, hosting en support zijn alleen inbegrepen als dat in de offerte of het abonnement staat. Doorgaans omvat dat hosting, updates, back-ups, monitoring, kleine aanpassingen en support via e-mail of telefoon.
We beantwoorden vragen en meldingen zo snel mogelijk, op werkdagen binnen de kantooruren. Een afwijkende reactietijd kan in de offerte worden afgesproken.
We doen er redelijkerwijs alles aan om de oplossing beschikbaar te houden, maar we kunnen een ononderbroken beschikbaarheid niet garanderen. Gepland onderhoud voeren we zo mogelijk buiten kantooruren uit en melden we vooraf.
We maken back-ups volgens onze gangbare werkwijze. Welke frequentie en bewaartermijn voor een klant gelden, staat in de offerte. Een back-up is geen vervanging van de verplichting van de klant om zelf belangrijke gegevens te bewaren waar dat nodig is.
Onderhoud van zaken die niet door ons zijn gebouwd of die de klant zelf heeft aangepast, nemen we alleen op na overleg, en zonder garantie op de werking ervan.
Updates van onderliggende software, bibliotheken en diensten van derden kunnen invloed hebben op de werking. We voeren ze uit met zorg, maar sluiten niet uit dat er daarna aanpassingen nodig zijn.

Artikel 10. SaaS-tools

Bij een SaaS-tool krijgt de klant een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de duur van het abonnement, voor intern gebruik in zijn onderneming.
De klant mag de tool niet doorverkopen, kopiëren, reverse-engineeren of gebruiken op een manier die onwettig is, de dienst verstoort of de rechten van derden schendt.
De klant is verantwoordelijk voor de toegangsgegevens van zijn gebruikers en voor alles wat onder zijn accounts gebeurt. Bij vermoeden van misbruik meldt hij dat meteen.
We mogen de tool verder ontwikkelen, wijzigen en verbeteren. Wijzigt iets wezenlijk aan de afgesproken werking ten nadele van de klant, dan melden we dat vooraf.
De tool kan integraties gebruiken met platformen van derden, zoals sociale netwerken. Die platformen kunnen hun voorwaarden of koppelingen wijzigen, wat de werking kan beïnvloeden waar wij geen invloed op hebben.

Artikel 11. AI-functies

Onze diensten kunnen functies bevatten die gebruikmaken van kunstmatige intelligentie, bijvoorbeeld een AI-assistent of voorstellen voor berichten.
AI-uitvoer kan onjuist, onvolledig of onbedoeld misleidend zijn. De klant moet de uitvoer controleren voor hij ze gebruikt of publiceert. Waar een functie goedkeuring vereist vooraleer iets wordt gepubliceerd of verzonden, ligt de eindverantwoordelijkheid bij de klant die goedkeurt.
We zetten AI alleen in waar dat iets versnelt, en bouwen een menselijke tussenstap in waar de gevolgen van een fout groot kunnen zijn.
De klant zorgt ervoor dat gebruikers van zijn website of tool duidelijk weten dat ze met een AI-assistent communiceren, en dat ze indien nodig met een mens in contact kunnen komen.
Voor AI-functies gebruiken we diensten van derden. Verwerkt de AI persoonsgegevens, dan gelden de afspraken in artikel 13.

Artikel 12. Digital marketing

Bij marketingdiensten, zoals vindbaarheid in zoekmachines en in AI-antwoorden, sociale media en campagnes, leveren we een inspanningsverbintenis. We garanderen geen bepaalde positie, vermelding, bereik of resultaat, omdat dat afhangt van platformen en algoritmen waar wij geen controle over hebben.
Advertentiebudgetten en kosten van platformen van derden zijn niet in onze prijs inbegrepen, tenzij dat in de offerte staat. De klant is gebonden door de voorwaarden van die platformen.
De klant keurt content goed voor publicatie, tenzij partijen anders overeenkomen, en blijft verantwoordelijk voor de inhoud die in zijn naam wordt gepubliceerd.
De klant staat ervoor in dat hij de rechten heeft op het materiaal dat hij aanlevert voor campagnes en berichten.

Artikel 13. Persoonsgegevens

Elke partij leeft de toepasselijke regelgeving rond gegevensbescherming na, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Verwerken we in opdracht van de klant persoonsgegevens, bijvoorbeeld in een website of software die we voor hem bouwen of onderhouden, dan is de klant de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij de verwerker. Partijen sluiten daarvoor een verwerkersovereenkomst, tenzij die al in de overeenkomst is opgenomen.
We verwerken die gegevens alleen volgens de gedocumenteerde instructies van de klant, nemen passende beveiligingsmaatregelen en helpen de klant bij het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen.
We mogen subverwerkers inschakelen, bijvoorbeeld voor hosting of AI. We leggen hen gelijkwaardige verplichtingen op. Een overzicht van de gebruikte subverwerkers bezorgen we op verzoek.
Merken we een inbreuk op persoonsgegevens die de gegevens van de klant treft, dan melden we dat de klant zonder onredelijke vertraging.
De klant is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de verwerking die hij ons opdraagt, voor het informeren van betrokkenen en voor het gebruik van de gegevens in zijn eigen onderneming.
Hoe we omgaan met persoonsgegevens van bezoekers van onze eigen website, staat in onze privacyverklaring.

Artikel 14. Data en export

De gegevens die de klant in zijn oplossing invoert of die voor hem worden verzameld, blijven van de klant.
De klant kan zijn gegevens altijd laten exporteren in een gangbaar formaat, zodat er geen technische lock-in is. We bezorgen de export binnen een redelijke termijn na een schriftelijk verzoek. Of daarvoor een vergoeding wordt aangerekend, staat in de offerte.
Na het einde van de overeenkomst bewaren we de gegevens van de klant gedurende een redelijke termijn zodat hij ze kan ophalen. Daarna verwijderen we ze, tenzij de wet ons verplicht ze te bewaren.

Artikel 15. Intellectuele eigendom

Alle intellectuele eigendomsrechten op onze eerder bestaande software, bouwstenen, sjablonen, methodes, kennis en documentatie, en op verbeteringen daaraan, blijven bij ons. Dat geldt ook voor bouwstenen die we in het kader van een opdracht ontwikkelen en die ook voor andere klanten bruikbaar zijn.
Na volledige betaling krijgt de klant een niet-exclusief, wereldwijd en onbeperkt in de tijd gebruiksrecht op de oplossing die we speciaal voor hem hebben ontwikkeld, voor intern gebruik in zijn onderneming. Van SaaS-tools krijgt de klant het gebruiksrecht uit artikel 10.
De inhoud, teksten, beelden en merken van de klant blijven van de klant. De klant geeft ons het recht ze te gebruiken voor zover nodig om de diensten uit te voeren.
Open-sourcesoftware en software van derden die in de oplossing zit, valt onder hun eigen licentievoorwaarden.
Zonder voorafgaande toestemming van de klant noemen we hem niet als referentie en tonen we geen cases met zijn naam.

Artikel 16. Vertrouwelijkheid

Beide partijen houden vertrouwelijk wat de andere partij als vertrouwelijk meedeelt of wat redelijkerwijs als vertrouwelijk herkenbaar is, en gebruiken het alleen voor de uitvoering van de overeenkomst. Dat geldt niet voor informatie die openbaar is, al bekend was, onafhankelijk is ontwikkeld of waarvan de wet de bekendmaking verplicht. Deze verplichting blijft gelden na het einde van de overeenkomst.

Artikel 17. Aansprakelijkheid

We zijn alleen aansprakelijk voor rechtstreekse schade die het gevolg is van een fout van ons bij de uitvoering van de overeenkomst.
Onze totale aansprakelijkheid per overeenkomst is beperkt tot het bedrag dat de klant ons voor de betrokken dienst heeft betaald in de 12 maanden voor het schadegeval.
We zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade of gevolgschade, zoals gederfde winst, gemiste besparingen, verlies van klanten, verlies of beschadiging van gegevens, reputatieschade of schade door stilstand.
De beperkingen in dit artikel gelden niet bij opzet, bedrog of zware fout van ons, noch voor schade waarvoor de wet de aansprakelijkheid niet toelaat te beperken.
We zijn niet aansprakelijk voor schade door diensten, software of inhoud van derden, door een gebruik dat niet overeenstemt met de overeenkomst of de documentatie, door het niet opvolgen van onze adviezen, of door wijzigingen die de klant of derden zonder ons overleg hebben aangebracht.
De klant meldt schade of gebreken schriftelijk en zo concreet mogelijk binnen 14 dagen nadat hij ze heeft ontdekt of redelijkerwijs had moeten ontdekken. Een vordering vervalt in elk geval één jaar na het schadegeval, tenzij de wet een langere termijn oplegt.

Artikel 18. Overmacht

Een partij is niet aansprakelijk voor een tekortkoming die het gevolg is van overmacht. Daaronder verstaan we omstandigheden buiten haar wil en controle, zoals storingen of uitval bij hostingpartijen, netwerken of platformen van derden, cyberaanvallen, stroompanne, overheidsmaatregelen, natuurrampen, oorlog of ziekte van de persoon die de dienst uitvoert. Duurt de overmacht langer dan 60 dagen, dan kan elke partij de overeenkomst schriftelijk beëindigen voor het nog niet uitgevoerde deel.

Artikel 19. Duur en beëindiging

Een opdracht voor een eenmalig project loopt tot de oplevering en aanvaarding.
Een abonnement, zoals onderhoud, hosting, support of een SaaS-tool, loopt voor onbepaalde duur, tenzij de offerte een vaste periode vermeldt. Elke partij kan het opzeggen per e-mail of aangetekend schrijven met een opzegtermijn van één maand, die ingaat op het einde van de lopende maand.
Elke partij kan de overeenkomst met onmiddellijke ingang en zonder gerechtelijke tussenkomst beëindigen als de andere partij een ernstige tekortkoming niet binnen 14 dagen na schriftelijke ingebrekestelling heeft hersteld, of als ze failliet gaat, in gerechtelijke reorganisatie komt of haar activiteiten stopzet.
Beëindigt de klant een project voor de oplevering, dan betaalt hij het werk dat al is uitgevoerd en de kosten die we al hebben gemaakt of waartoe we ons redelijkerwijs hebben verbonden.
Bij het einde van een overeenkomst blijven de bepalingen over betaling, intellectuele eigendom, vertrouwelijkheid, aansprakelijkheid en toepasselijk recht gelden.

Artikel 20. Communicatie

Partijen mogen elkaar per e-mail bereiken. Een e-mail geldt als schriftelijk, tenzij de wet een andere vorm voorschrijft of deze voorwaarden een aangetekend schrijven vragen.
De klant meldt een wijziging van zijn gegevens, zoals een adres of e-mailadres, tijdig aan ons. Mededelingen aan het laatst bekende adres gelden als geldig verzonden.

Artikel 21. Wijziging van deze voorwaarden

We mogen deze voorwaarden aanpassen. Voor lopende overeenkomsten delen we een wezenlijke wijziging minstens 30 dagen voor ze ingaat schriftelijk mee. Is de klant het er niet mee eens, dan kan hij een abonnement opzeggen voor de ingangsdatum. Voor nieuwe offertes en overeenkomsten gelden de voorwaarden die op het moment van de offerte van toepassing zijn.

Artikel 22. Toepasselijk recht en bevoegde rechter

Op onze overeenkomsten is Belgisch recht van toepassing.
Geschillen proberen we eerst in overleg op te lossen.
Lukt dat niet, dan zijn alleen de rechtbanken bevoegd van het gerechtelijk arrondissement waar onze zetel gevestigd is. Dat is op dit moment de ondernemingsrechtbank Antwerpen, afdeling Turnhout.