Van losse Excels naar één systeem: waar begin je?

Begin niet bij het systeem, maar bij het werk

De meeste projecten lopen vast omdat ze beginnen bij de vraag welk pakket er moet komen. Begin liever bij de vraag waar je team nu tijd verliest. Dat zie je het snelst als je een week lang opschrijft waar mensen dingen overtypen, nazoeken of nabellen.

Kies één proces

Niet elk proces is een goede eerste stap. Zoek er één dat aan deze drie voorwaarden voldoet:

• Het komt vaak voor, bijvoorbeeld dagelijks of wekelijks.
• Het kost merkbaar tijd, of het gaat vaak mis.
• Het raakt weinig andere processen, zodat je het los kunt aanpakken.

Voor veel bedrijven is dat de planning, de uren of de offertes. Welke bouwstenen daarbij horen, zie je op de bouwstenen-pagina.

Beschrijf hoe het nu gaat

Voor je iets laat bouwen, schrijf je op hoe het nu loopt: wie doet wat, in welk bestand, en wat gebeurt er daarna. Dat hoeft niet mooi te zijn. Een systeem dat past bij hoe je werkt, begint bij een eerlijke beschrijving daarvan.

Begin klein en bouw uit

Een eerste stap die in een paar weken in gebruik is, leert je meer dan een plan van een jaar. Je ziet wat werkt, wat anders moet, en wat de volgende stap is. Zo groeit het systeem mee met het bedrijf.

Wat je niet hoeft te doen

• Je hoeft niet alles in één keer te vervangen.
• Je hoeft je werkwijze niet aan een standaardpakket aan te passen als dat niet past.
• Je hoeft geen IT-afdeling te hebben om dit te laten begeleiden.

Meer over onze aanpak vind je op de pagina over software en ERP op maat.